Comment équiper une salle de réunion en visioconférence, sur le plan du matériel?

La vidéoconférence est un excellent moyen de communiquer en temps réel avec des partenaires, des clients ou des collègues éloignés. Mais le moyen le plus simple d'y parvenir est de disposer d'un équipement de salle de réunion adapté.

Les solutions de visioconférence pour salle de réunion peuvent être installées dans les locaux de chaque établissement qui accueille des réunions en visioconférence, et peuvent même être contrôlées à distance au moyen de caméras numériques et de microphones.

Nous avons vu au fil des années se développer dans le monde des télécommunications d'entreprise de nouveaux systèmes, de nouveaux types de postes fixes extrêmement évolués ou encore de nouvelles fonctionnalités émerger. Par exemple, l’arrivée du tactile sur certains modèles de téléphones fixes d'entreprise, ou encore leur capacité à accéder à des fonctionnalités réservées auparavant au smartphone. 

Les solutions matérielles de visioconférence adaptées à la salle de réunion profitent de toutes ces innovations. 

Vérifier idéalement l'acoustique de la salle de réunion en prévision de l'installation de matériel de visioconférence.

La plupart des entreprises possèdent une ou plusieurs salles de réunion. La plupart d'entre elles, pour des raisons de coût le plus souvent, sont conçues sans prendre en considération les problématiques d'acoustique, ne serait ce que dans le cadre d'une démarche de bien-être au travail.

La salle de réunion est donc le plus souvent utilisée comme "une salle de l'entreprise dans laquelle il est décidé que les réunions seront tenues", plutôt que comme "une salle dédiée et organisée à tous les niveaux pour que la réunion soit la plus agréable, efficace et productive possible".

Or, si une mauvaise acoustique de la salle de réunion peut rendre les réunions plus difficiles à vivre en temps normal, elle est de nature à compliquer grandement, voire empêcher, la tenue de visioconférence en son sein. Il est donc fortement conseillé d'étudier la qualité acoustique de la salle de réunion à équiper en matériel de visioconférence, et de résoudre ce problème en tout premier lieu.

Des solutions financièrement accessibles existent pour améliorer l'atténuation acoustique d'une pièce, telles que le type de matériau d'isolation de la salle de réunion. Il est par exemple tout à fait possible de doubler les murs à l'aide de panneaux acoustiques absorbant le son, sans pour autant engager de lourds travaux de rénovation, et qui peuvent être de surcroît décoratifs.

Ou encore pour limiter l’impact des basses fréquences vous pouvez installer un plafond absorbant, (ici avec un peu plus de travaux par contre) qui améliorera l’isolation acoustique et ne laissera pas les perturbations des basses fréquences agir sur la qualité de vos réunions en visioconférence. En prenant ce type de mesures, vous n’aurez pas ou peu de problématiques matérielles liées au son comme l’écho par exemple.

L'acoustique optimisée, vous pouvez vous pencher sur le côté matériel de visioconférence à équiper dans la salle.

Après avoir choisi et mis dans la bonne configuration la salle de réunion, vous pourrez procéder à l’installation des équipements, parmi lesquels:

• Une webcam de visioconférence: le choix de votre webcam sera essentiel. Cela peut sembler anodin, pourtant en choisissant une caméra trop classique vous risquez d’engendrer des conférences d’une qualité médiocre. Cela se verra par un champ de vision non adapté, de la surexposition, ou encore une mauvaise définition de l’image. Il y a donc certains critères à prendre compte avant de choisir le modèle de caméra de vidéoconférence idéal, tels que la taille de la pièce ou encore le nombre de participants. Ne faites pas l'erreur de choisir le premier modèle venu, ce n'est pas sans raison que la plupart des webcam de visioconférence professionnelle sont vendues entre plusieurs centaines et plusieurs milliers d'euros!
• Le matériel audio: l’un des autres éléments clés est le son, que ce soit celui que vous devez entendre ou celui que vous devez émettre. Micros et haut-parleurs sont donc des périphériques à ajouter à la liste, car même si la plupart des webcam en sont équipés, le son sera bien meilleur en passant par des équipements créés exclusivement à cet effet, sauf bien entendu à investir massivement dans la caméra précédemment citée. Le plus souvent, une bonne installation de micros et haut parleurs, ajoutée à une webcam de qualité, est moins coûteuse que tout investir dans la plus chère des webcam de visioconférence professionnelle. Un matériel de plus en plus utilisé avec succès dans ce cadre est par exemple la "pieuvre", qui peut même être intégré en natif dans certain modèles de téléphones d'entreprise en VOIP, et installée certes en salle de réunion mais également dans un bureau susceptible d'organiser des micros réunions par exemple.
• L’écran d’affichage: La solution consistant à équiper la salle de réunion d'un grand écran TV tend à prendre le pas sur l’utilisation de vidéoprojecteur. En effet, à coût équivalent, l'écran présente l'avantage de la mobilité, la facilité d'installation ou de la réactivité à l'usage. Les modèles d'écrans de réunion proposent désormais des fonctionnalités de partage et d'intégration avec les logiciels de visioconférence qui légitiment par ailleurs leur plus-value sur le vidéoprojecteur. Cela dit vous pouvez bien évidemment opter pour un vidéoprojecteur si tel en est votre désir.

La salle de réunion ainsi équipée en matériel de visioconférence fait donc partie des solutions qui vous permettront d’échanger avec vos clients, vos collaborateurs ou encore vos fournisseurs tout aussi efficacement que lors d’une rencontre en face à face.

A combien estimer le prix d'une salle de réunion équipée en visioconférence professionnelle?

La question du coût d'équipement de la salle de réunion est particulièrement complexe car ce dernier dépendra de paramètres nombreux, tels que la taille de la salle, le besoin du client, ses exigences de qualité de matériel, ses budgets.

Pour être honnêtes, il est tout à fait possible comme dit plus haut, d'équiper basiquement une salle de réunion d'un écran TV simple, d'un ordinateur et d'une caméra micro intégré d'entrée de gamme, pour obtenir effectivement une "salle de réunion en visioconférence"... mais comme les guillemets vous l'indiquent, cela s'arrêtera au nom. Moins de 1000€ HT suffisent pour organiser ce type d'équipement, mais pour quelques milliers d'euros vous pourrez obtenir un résultat correct susceptible de permettre le travail dans des conditions dites "honnêtes".

En réalité il s'agira, pour parler d'une véritable salle de réunion en visio comme outil de travail fluide, efficace et durable, d'envisager d'autres types de matériels.

Par exemple pour une salle de réunion de 10 personnes équipée d'un matériel moyen de gamme, incluant captation du son, de la vidéo, gestion des flux et affichage dynamique, ainsi qu'un travail correct sur l'isolation phonique de la salle, il faut prévoir entre 5000€ et 8000€ hors installation et configuration.

Enfin le haut de gamme de la salle de réunion équipée en visioconférence professionnelle portera votre budget entre 10000€ HT et 30000€ HT tout compris, jusque 20 à 30 participants.

Vous le constatez, le coût d'une installation matérielle pour ce type d'utilisation dépend de trop nombreux facteurs pour qu'il soit possible de vous donner des précisions tarifaires, il est recommandé de nous consulter pour une étude plus précise de vos besoins, voir un déplacement sur site, toujours possible selon l'endroit (en région Sud) et le projet, pour obtenir un tarif réaliste.

Pourquoi faire confiance à ASAP Network (ex Télécom) pour équiper une salle en matériel de visioconférence?

Souscrire chez ASAP Network (ex Télécom) ce n’est pas seulement choisir un expert en téléphonie d’entreprise, mais c’est souscrire chez un spécialiste de toutes les solutions de télécommunications qui existent dans le cadre professionnel. Nos compétences sont diverses, téléphonie fixe, téléphonie mobile, Trunk, IPBX, softphone, ou encore comme ici, équipement de solution de visioconférence pour salle de réunion. Sur le marché depuis plus de 20 ans, nous avons eu la chance de nous former sur les plus grandes marques, ou encore sur les technologies les plus récentes, et actualisons sans relâche nos compétences au regard de l'évolution des technologies.

De plus, nous travaillons avec les marques les plus réputées sur ce marché, comme par exemple Starleaf (malheureusement disparue désormais), ou encore Cisco.

Ainsi, si vous avez des besoins en termes d’équipement et d’aménagement pour une salle de visioconférence, vous pouvez faire appel à nos services sans crainte.

Adressez-nous votre demande au 04 30 22 04 01, ou en remplissant toutes les informations nécessaires dans notre formulaire de contact ci-dessous. Nous pourrons par la suite évaluer vos besoins et vous conseiller dans votre démarche pour équiper avec le bon matériel et au meilleur rapport qualité - besoins - prix, votre entreprise.

Notre société de télécom, installée à Avignon et près d'Aix en Provence, intervient sur toute la région sud.